很多專業人士特別是在外商工作的人,離開辦公室一段時間,像請假或休假之類的,都習慣用out of office message。這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子,有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:

"I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."

(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝)

這個訊息的問題是
(1) 說了太私人的訊息,例如compensation leave (補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
(2) if it is urgent/non-urgent語意含糊,這it指的到底為何,讓人摸不著頭緒? 

寫專業的out-of-office message其實不難,只要記這三個步驟:

第1步:禮貌招呼

  • Thank you for your email. 謝謝來信。
  • Thank you for your message. 謝謝你的訊息。
  • You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件給Jason Wang。

第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦

  • I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在,不方便使用郵件。
  • I will be back on Nov. 25, 2015.  Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO].  我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐,她的郵件是[OOO]。
  • Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible. 因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。

第3步:結尾:簡單的sign off

  • Regards, (your name)
  • Kind regards, (your name)
  • Thank you for your message. Best regards, (your name) 
    Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多,regards是致上問候,有了kind和best或親切的問候、最好的問候。

按這裏,改變英文,就改變人生

© 2006-2018, Core & Corner Inc.
台北:台北市復興南路一段222號10樓 TEL: (02)2721-5033 FAX: (02)2731-5946
新竹:新竹市關新路183號 TEL: (03)578-2199 FAX: (03)578-4182
Comments or Suggestions? Need Help? write to us: ask@core-corner.com