很多專業人士特別是在外商工作的人,如需離開辦公室一段時間,像是請假或休假,習慣在郵件上設定好"out of office message"這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一則訊息,有個人要休假,寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:

「我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急,就把郵件傳到我另一個信箱,謝謝。」
"I'm taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."

這個訊息的問題是:

1.說了太私人的訊息:compensation leave(補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
2.if it is urgent/non-urgent語意含糊, it指的到底為何,讓人摸不著頭緒?

寫專業的out-of-office message其實不難,只要記住以下三個步驟:

第一步:禮貌招呼

Thank you for your email.(謝謝來信。)
Thank you for your message.(謝謝你的訊息。)
You have reached the mailbox of Jason Wang.(你已寄件給Jason Wang。)

第二步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦

I am currently out of the office with limited access to email.(我目前不在,不方便使用郵件。)
I will be back on Nov. 25, 2015. Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO].(我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐,她的郵件是[OOO]。)
Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.(因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。)

第三步:結尾,簡單的sign off

 Regards, (your name)
Kind regards, (your name)
Thank you for your message. Best regards, (your name)
Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多,regards是致上問候,有了kind和best或親切的問候、最好的問候。

世界公民文化中心是一所兩年制英語學院。

以「英語島學程」獨有的一對一教學和國際商業趨勢同步的團體討論課程,幫助企業人士善用英語整合能力,達成個人和企業國際化的目標,為高科技與國際跨國公司仰賴的商務英語學習機構。

預約甄選

© 2006-2024, Core & Corner Inc.
台北:台北市復興南路一段222號10樓 TEL: (02)2721-5033 FAX: (02)2731-5946
新竹:新竹市關新路183號 TEL: (03)578-2199 FAX: (03)578-4182
Comments or Suggestions? Need Help? write to us: ask@core-corner.com